Część I
Regulamin korzystania z aplikacji Grafmed
Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji Grafmed – systemu do zarządzania grafikami pracy i urlopami personelu placówek medycznych. Rozpoczęcie korzystania z Aplikacji wymaga akceptacji Regulaminu.
1.Postanowienia ogólne
Aplikacja Grafmed (dalej: „Aplikacja”) jest udostępniana przez jej twórców (dalej: „Administrator Aplikacji”).
Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących Aplikacji: kontakt@grafmed.pl.
Korzystając z Aplikacji, użytkownik akceptuje niniejszy Regulamin oraz Politykę prywatności.
2.Wersja testowa (Beta)
Aplikacja ma charakter rozwojowy i jest udostępniana w wersji testowej (Beta). Oznacza to, że:
- Aplikacja może zawierać błędy lub funkcjonalności będące w trakcie opracowywania,
- zakres funkcjonalności może ulegać zmianom w toku rozwoju produktu,
- Administrator Aplikacji zachęca do zgłaszania błędów, uwag i propozycji zmian na adres kontakt@grafmed.pl.
3.Rejestracja i konto użytkownika
Korzystanie z Aplikacji wymaga utworzenia konta. Podczas rejestracji użytkownik podaje: imię, nazwisko, adres e-mail oraz nazwę placówki. Użytkownik oświadcza, że podane dane są prawdziwe i aktualne.
Każde konto jest przypisane do jednego użytkownika. Użytkownik zobowiązuje się:
- chronić hasło przed dostępem osób trzecich,
- nie udostępniać swojego konta innym osobom,
- niezwłocznie poinformować Administratora Aplikacji o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do konta.
4.Zasady korzystania z Aplikacji
Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem oraz obowiązującymi przepisami prawa. Zabrania się:
- podejmowania prób uzyskania nieuprawnionego dostępu do systemu,
- zakłócania działania Aplikacji,
- kopiowania, modyfikowania, dekompilowania lub rozpowszechniania Aplikacji bez zgody Administratora Aplikacji,
- wykorzystywania Aplikacji w sposób naruszający prawa osób trzecich.
5.Zakaz wprowadzania danych pacjentów
6.Własność intelektualna
Aplikacja oraz wszystkie jej elementy – w tym kod źródłowy, projekt graficzny, baza danych, nazwa, logo oraz funkcjonalności – stanowią własność Administratora Aplikacji i podlegają ochronie prawnej. Korzystanie z Aplikacji nie oznacza nabycia jakichkolwiek praw do jej elementów.
Zgłaszane przez użytkowników uwagi i propozycje nowych funkcjonalności mogą być wykorzystywane przy dalszym rozwoju Aplikacji.
7.Zakaz kopiowania i udostępniania aplikacji
Korzystając z aplikacji, Placówka zobowiązuje się, że nie będzie:
- kopiować ani powielać aplikacji lub jej elementów,
- próbować uzyskać dostępu do kodu źródłowego, dekompilować ani analizować działania aplikacji w celu jej odtworzenia,
- wykorzystywać informacji uzyskanych podczas korzystania z aplikacji do stworzenia konkurencyjnego rozwiązania,
- udostępniać aplikacji osobom lub podmiotom, które nie są do tego uprawnione,
- publikować zrzutów ekranu, nagrań ani szczegółowych opisów funkcjonowania aplikacji bez wcześniejszej zgody Twórcy.
8.Dostępność Aplikacji
Administrator Aplikacji dokłada starań, aby Aplikacja była dostępna przez całą dobę. Dostęp może zostać czasowo ograniczony w związku z pracami serwisowymi, aktualizacjami, usuwaniem awarii lub rozwojem nowych funkcjonalności. W okresie testów Beta ciągłość działania Aplikacji nie jest gwarantowana.
9.Usunięcie konta
Użytkownik może w każdej chwili zwrócić się o usunięcie swojego konta – w Aplikacji lub pisząc na adres kontakt@grafmed.pl. Administrator Aplikacji może zablokować lub usunąć konto w przypadku naruszenia niniejszego Regulaminu.
10.Zmiany Regulaminu
Regulamin może ulec zmianie w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju Aplikacji lub wprowadzenia nowych funkcjonalności. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani – w Aplikacji lub e-mailem – przed ich wejściem w życie.
11.Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
Część II
Polityka prywatności
Niniejsza Polityka opisuje, jakie dane osobowe są przetwarzane w związku z korzystaniem z aplikacji Grafmed, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej oraz jakie prawa przysługują użytkownikom.
1.Role w przetwarzaniu danych
W związku z charakterem Aplikacji role w przetwarzaniu danych rozkładają się następująco:
- Administrator Aplikacji (twórcy systemu Grafmed) jest administratorem danych związanych z kontem użytkownika – danych rejestracyjnych i danych niezbędnych do świadczenia usługi. Kontakt: kontakt@grafmed.pl.
- Placówka (klinika, przychodnia lub gabinet korzystający z Aplikacji) pozostaje administratorem danych kadrowych swojego personelu – w szczególności danych o czasie pracy i urlopach – które przetwarza w Aplikacji jako narzędziu. W tym zakresie Administrator Aplikacji działa na zlecenie Placówki jako podmiot przetwarzający.
2.Zakres przetwarzanych danych
- Imię i nazwisko – identyfikacja pracownika w grafikach i wnioskach,
- Adres e-mail – logowanie, weryfikacja tożsamości, powiadomienia,
- Nazwa placówki – przypisanie użytkownika do właściwej organizacji,
- Token urządzenia (FCM) – wysyłanie powiadomień push (zmiany w grafiku, statusy wniosków urlopowych, wnioski o zamianę zmian),
- Dane urlopowe – liczba dni urlopu wypoczynkowego i na żądanie, historia i daty wniosków urlopowych,
- Dane grafikowe – przypisane zmiany, tygodniowe grafiki, historia wniosków o zamianę zmian,
- Dane placówki – nazwa, godziny otwarcia, definicje zmian (konto menedżera),
- Dane techniczne – logi systemowe niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnozowania błędów.
Za pośrednictwem Aplikacji nie są przetwarzane dane medyczne ani dane pacjentów.
3.Cele przetwarzania
- tworzenie i zarządzanie grafikami pracy,
- obsługa wniosków urlopowych oraz wniosków o zamianę zmian,
- utworzenie i prowadzenie konta użytkownika (pracownika lub menedżera),
- wysyłanie powiadomień push o zmianach w systemie,
- kontakt w sprawach technicznych i organizacyjnych oraz wsparcie techniczne,
- zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Aplikacji,
- ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
4.Podstawy prawne
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (prowadzenie konta i funkcjonalności Aplikacji),
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes, obejmujący zapewnienie bezpieczeństwa Aplikacji, kontakt z użytkownikami oraz dochodzenie roszczeń,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie danych kadrowych: obowiązki prawne ciążące na Placówce jako pracodawcy,
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeżeli użytkownik wyrazi ją na otrzymywanie informacji marketingowych.
5.Odbiorcy danych
Dane nie są sprzedawane ani udostępniane osobom trzecim w celach marketingowych. Mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom wspierającym działanie Aplikacji:
- dostawcom hostingu i infrastruktury IT,
- Google (usługa Firebase Cloud Messaging) – w celu obsługi powiadomień push,
- dostawcom usług poczty elektronicznej,
- podmiotom świadczącym usługi serwisowe i utrzymaniowe,
- podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na polecenie administratora i zgodnie z obowiązującymi przepisami. W zakresie, w jakim dostawcy (np. Google) przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, transfer odbywa się w oparciu o mechanizmy przewidziane w RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne.
6.Okres przechowywania danych
- przez okres korzystania z konta – do momentu jego usunięcia przez użytkownika lub administratora,
- po usunięciu konta – przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikający z obowiązujących przepisów prawa,
- logi techniczne – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa systemu.
7.Prawa użytkownika
Każdy użytkownik ma prawo do:
- dostępu do swoich danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt: kontakt@grafmed.pl. W zakresie danych kadrowych żądania mogą być realizowane we współpracy z Placówką jako ich administratorem.
8.Bezpieczeństwo danych
Stosowane są odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem, w szczególności:
- szyfrowana komunikacja z serwerem (HTTPS / SSL-TLS),
- przechowywanie tokenów sesji w bezpiecznym magazynie urządzenia,
- kontrola dostępu do danych i zabezpieczenie serwerów,
- regularne aktualizacje systemu i kopie zapasowe.
9.Zmiany Polityki prywatności
Polityka może ulec zmianie w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju Aplikacji lub zmian organizacyjnych. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem Aplikacji lub e-maila. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna pod tym adresem.
10.Kontakt
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: kontakt@grafmed.pl.
Część III
Pliki cookies i pamięć lokalna
Informacje o technologiach zapisujących dane na urządzeniu użytkownika.
1.Aplikacja mobilna
Aplikacja mobilna Grafmed nie wykorzystuje plików cookies. Do utrzymania sesji po zalogowaniu wykorzystywana jest lokalna, bezpieczna pamięć urządzenia (przechowywanie tokenów sesji).
2.Strona internetowa i wersja przeglądarkowa
Jeżeli użytkownik korzysta z Aplikacji lub serwisu grafmed.pl w przeglądarce, wykorzystywane mogą być:
- Cookies niezbędne – do prawidłowego działania serwisu i utrzymania sesji po zalogowaniu; ich wyłączenie może uniemożliwić korzystanie z Aplikacji,
- Cookies funkcjonalne – zapamiętujące ustawienia użytkownika (np. preferowany język).
Nie są wykorzystywane cookies reklamowe. Jeżeli w przyszłości wdrożone zostaną narzędzia analityczne, niniejsza sekcja zostanie zaktualizowana, a użytkownicy poinformowani.
3.Zarządzanie plikami cookies
Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia przeglądarki dotyczące plików cookies. Ograniczenie ich stosowania może wpłynąć na działanie niektórych funkcji.